I fondi fotografici sono costituiti da cartelle ordinate per numero d'inventario contenenti fotografie. Ogni cartella contiene le seguenti informazioni: contenuto della cartella, luogo, data, autore delle fotografie.

1) L’utente esamina l'inventario, evidenzia le cartelle a cui è interessato e richiede l’accesso alle fotografie in bassa risoluzione.

2) L’utente riceve via posta elettronica l’accesso alle cartelle richieste. Dopo averle visionate può richiedere la scansione delle fotografie nell’alta risoluzione desiderata. Il costo della scansione di ogni singola fotografia è di 10€.

3) L’utente riceve via posta elettronica le istruzioni per il pagamento e per la ricezione del materiale scelto.

Prima dell'inizio della ricerca nel file d'inventario è opportuno, anche ai fini dell’efficacia della ricerca stessa, tenere presenti alcuni elementi importanti sulle caratteristiche del documento su cui opererà.

Le fotografie sono state scattate in un arco di tempo che va dal 1946 al 1995. I fotografi hanno sistemato le foto in buste riportanti il contenuto, il luogo, la data nonché l'autore. Ogni busta ha un numero di inventario corrispondente alla cartella dell'elenco pubblicato. L'elenco, il cui originale è in lingua slovena, riporta il più fedelmente possibili le annotazioni originali degli autori, ne consegue che l'elenco potrebbe contenere contraddizioni, annotazioni non coerenti fra di loro (per esempio nell’adozione delle sigle), livelli di precisione maggiori o minori nella descrizione degli eventi riprodotti dalle fotografie o anche dei luoghi in cui sono state scattate. Si è scelta questa strada reputando che tali elementi siano parte integrante del Fondo fotografico stesso e andassero quindi conservati anche nella realizzazione del file d’inventario. Per ragioni di semplicità e chiarezza la versione dell’inventario che viene pubblicata sul sito è una versione semplificata, contenente solamente il numero d’inventario, le descrizioni in italiano e sloveno, i luoghi in cui sono state scattate, le date e l’autore o gli autori. Qualora fossero necessarie ulteriori dati  (come per esempio il numero di immagini contenuto dalla singola busta o il loro formato) esse possono essere richieste al personale della Sezione di Storia ed Etnografia.

Non sempre è stato possibile ricavare dal testo originale una traduzione in lingua italiana certa e univoca. In questi casi ci si è avvalsi della verifica degli articoli pubblicati dal giornale Primorski dnevnik nelle date corrispondenti, in altri casi di un esame approfondito del negativo in questione. Rimangono però ugualmente possibili errori e/o imprecisioni così come non sono da escludere fraintendimenti in fase di traduzione nei casi in cui un’apparente traduzione corretta risultasse invece non aver colto il vero significato dell’originale.

In passato si sono più volte verificati cambiamenti nel nome dei luoghi, vorremmo quindi richiamare l'attenzione soprattutto sui luoghi per i quali è oggi formalmente in uso il solo nome sloveno (ad es. Dolina, in passato San Dorligo della Valle-Dolina, questa forma è oggi utilizzata solo nel nome del Comune e non della località). Nella traduzione italiana abbiamo utilizzato le forme in uso quando le fotografie furono scattate, per uniformità con le altre fonti dello stesso periodo, in quanto, nell'esempio già citato, una ricerca di articoli in un giornale italiano degli anni Cinquanta produrrebbe come risultato la località di San Dorligo della Valle e non di Dolina. Per qualsiasi riferimento a tempi più recenti si consiglia di verificare le denominazioni attualmente in uso. 

Vorremmo inoltre sottolineare che in rari casi si potrebbe incorrere in interruzioni nella numerazione, dovuti all'assenza fisica di alcuni negativi. Sono altresì possibili errori nell'inventario stesso, cosa inevitabile data la grande mole del materiale. Qualora l'inventario contenesse qualche errore particolarmente rilevante vi preghiamo di segnalarcelo.

Nota bene: nei casi in cui si riscontrano espressioni come "Celebrazione di Prešeren", "Celebrazione di Gregorčič", "Celebrazione di Aškerc" ... si tratta della traduzione letterale dei termini »Prešernova«, »Gregorčičeva«, »Aškerčeva«  ecc. »proslava«. Si tratta di eventi culturali correlati alle figure dei letterati in questione. Particolarmente rilevante è la »Prešernova proslava«, tradotta in genere come celebrazione di Prešeren, poiché essa è direttamente collegata alla Festa della Cultura slovena, l’8 febbraio (anniversario della morte del Prešeren, nel 1849).

Segue elenco delle più comuni abbreviazioni

AFŽ – Antifašistična fronta žena, Fronte antifascista femminile

APZ – Akademski pevski zbor, Coro accademico di Lubiana

CMD – Cirilmetodova družba, società dei santi Cirillo e Metodio

DFS – Demokratična fronta Slovencev, Fronte democratico degli Sloveni

DSI – Društvo slovenskih izobražencev, Associazione intellettuali sloveni

DSS – Društvo slovenskih srednješolcev, Associazione studenti medi sloveni

DSMO – Društvo Slovencev miljske občine, associazione degli Sloveni del Comune di Muggia

GM – tendenzialmente indica la Glasbena matica, la scuola di musica slovena. Saltuariamente può però indicare anche la Grandi Motori, grande industria di motori navali nella zona di Bagnoli (a volte la fabbrica viene indicata con la più corretta sigla GMT)

INV – Inštitut za narodnostna vprašanja, Istituto per lo studio delle questioni etniche

JLA – Jugoslovanska ljudska armija, Armata popolare jugoslava

KD – sia come Kulturno društvo (Associazione/circolo culturale) con a seguire il nome dell'associazione specifica, che come Kulturni dom – spesso utilizzato per indicare il Kulturni dom »principale« in via Petronio a Trieste, sede del Teatro stabile sloveno, a volte anche per indicare altre case di cultura sul territorio; raramente viene utilizzata anche per indicare la Krščanska demokracija, ovvero il partito della Democrazia cristiana in sloveno

KZ – Kmečka zveza, alleanza contadina

MI – mladinska iniciativa, iniziativa giovanile (movimento giovanile sloveno in Italia)

MRT – mladinski raziskovalni tabor, campo di ricerca giovanile

NOB – Narodno-osvobodilna borba, lotta di liberazione nazionale, la lotta di resistenza

NŠK – Narodna in študijska knjižnica, Biblioteca nazionale slovena e degli studi

OF – Osvobodilna fronta slovenskega naroda, Fronte di liberazione del popolo sloveno, il movimento di resistenza sloveno

OZE – Odsek za zgodovino in etnografijo Narodne in študijske knjižnice, Sezione di storia ed etnografia della Biblioteca nazionale slovena e degli studi

PD – utilizzato sia per indicare il Primorski dnevnik (a volte nella forma PDk), sia nel senso di »Prosvetno društvo«, ovvero associazione/circolo culturale, in genere con a seguire il nome dell'associazione specifica

PNOO – Primorski narodnoosvobodilni odbor, Comitato di liberazione nazionale della Primorska

RMV – Rod modrega vala, nome degli scout laici sloveni

SAG – Slovensko amatersko gledališče, Teatro amatoriale sloveno

SDD – slovensko dobrodelno društvo, associazione slovena di beneficenza

SDGZ – Slovensko deželno gospodarsko združenje, Unione regionale economica slovena (in precedenza SGZ, Unione economica slovena)

SDZ – Slovenska demokratična zveza, Unione democratica slovena

SFRJ – Socialistična federativna republika Jugoslavija, Repubblica socialista federativa di Jugoslavia

SKGZ – Slovenska kulturno gospodarska zveza, Unione culturale economica slovena

SKK – Slovenski kulturni klub, club culturale sloveno

SG – Slovensko gledališče, teatro sloveno, poi SSG Slovensko stalno gledališče

SNG – Slovensko narodno gledališče, Teatro nazionale sloveno (attenzione: si segnala che la denominazione è stata per un periodo in uso anche presso il teatro sloveno di Trieste, ma può indicare anche l’omonimo teatro di Lubiana

SIAU – Slovansko italijanska antifašistična unija, Unione antifascista italo-slava

SLORI – Slovenski raziskovalni inštitut, Istituto sloveno di ricerche

SPDT – Slovensko planinsko društvo Trst, associazione alpinistica slovena di Trieste

SPZ – Slovenska prosvetna zveza, unione culturale slovena (prima SHZP, unione culturale slovena croata, poi ZSKD, Zveza slovenskih kulturnih društev, Unione associazioni/circoli culturali slovene)

SRH – Socialistična republika Hrvaška, Repubblica socialista di Croazia

SRS – Socialistična republika Slovenija, Repubblica socialista di Slovenia

SSk – Slovenska skupnost, partito dell'Unione slovena, raramente anche con la sigla SS

SSŠ – Sindikat slovenske šole, Sindacato scuole slovene

SŠI – slovenske športne igre, giochi sportivi sloveni

ŠD – Športno društvo, associazione sportiva

ŠK – Športni klub, club sportivo

ŠZ – Športno združenje, associazione sportiva

TFS Stu ledi – Tržaška folklorna skupina gruppo folcloristico triestino Stu ledi

TKB – Tržaška kreditna banka, anche con la sigla italiana BCT (Banca di credito di Trieste) o la doppia sigla BCTKB

TPPZ – Tržaški partizanski pevski zbor, coro partigiano triestino

ZAM – Zamejska antifašistična mladina, gioventù antifascista degli sloveni d’oltreconfine

ZB – Zveza borcev, Unione dei combattenti (associazione dei veterani della Lotta di liberazione in Jugoslavia, poi in Slovenia)

ZDŽ, anche ZŽI, Zveza demokratičnih žena o Zveza žena Italije, UDI – Unione donne italiane

ZKMS – Zveza komunistične mladine Slovenije, Unione della gioventù comunista di Slovenia

ZSŠDI – Zveza slovenskih športnih društev v Italiji, Unione dei circoli sportivi sloveni in Italia

ZTT – Založništvo tržaškega tiska, Editoriale stampa triestina (anche EST)

ZVI – Zveza vojnih invalidov, unione invalidi di guerra

ZŠI – Zamejske športne igre, giochi sportivi degli Sloveni d’oltreconfine